Thông báo về Quyền riêng tư

Đạo luật về Quyền Riêng tư năm 1988 (Lbang) (Privacy Act 1988 (Cth)) (Đạo luật về Quyền Riêng tư) (Privacy Act) yêu cầu Bộ Nội vụ (Department of Home Affairs) (Bộ) phải thông báo cho cá nhân về một số vấn đề khi cơ quan này thu thập thông tin cá nhân của họ. Đây là thông báo cho quý vị về những vấn đề đó.

Hoạt động của Dịch vụ Phiên dịch và Thông dịch (Translating and Interpreting Service) (TIS National) là gì?

TIS National là dịch vụ thông dịch do Bộ cung cấp. TIS National cung cấp các dịch vụ ngôn ngữ cho những người không nói tiếng Anh và cho các tổ chức và doanh nghiệp cần giao tiếp với khách hàng không nói tiếng Anh.

TIS National cung cấp các dịch vụ sau:

• Thông dịch ngay tức thời qua điện thoại
• Dịch vụ Thông dịch qua Điện thoại Tự động (Automated Telephone Interpreting Service - ATIS)
• Thông dịch qua điện thoại đặt trước
• Thông dịch trực tiếp tại chỗ
• Thông dịch qua video từ xa
• Rất nhiều các ấn phẩm thông tin và tài liệu quảng cáo về các dịch vụ của chúng tôi

Những gì được coi là "thông tin cá nhân"?

Thông tin cá nhân là thông tin hoặc ý kiến, cho dù đúng hay không, về một cá nhân có thể nhận dạng được bằng cách hợp lý.

Thông tin cá nhân cũng bao gồm 'thông tin nhạy cảm', được định nghĩa trong Đạo luật về Quyền Riêng tư (Privacy Act) là thông tin của một người về chủng tộc hoặc nguồn gốc sắc tộc, khuynh hướng hay thực hành tình dục, hồ sơ tội phạm, tư cách thành viên các hiệp hội chuyên nghiệp hay nghề nghiệp hoặc nghiệp đoàn, tín ngưỡng hoặc liên kết tôn giáo, niềm tin triết học, quan điểm chính trị, tư cách thành viên các tổ chức chính trị và thông tin về sức khỏe, di truyền và sinh trắc học.

TIS National thu thập thông tin cá nhân của quý vị khi nào và bằng cách nào?

TIS National thu thập thông tin cá nhân của tất cả các bên liên quan đến dịch vụ của chúng tôi, bao gồm thông dịch viên, người không nói tiếng Anh và khách hàng là tổ chức muốn giao tiếp với thân chủ không nói tiếng Anh. Chúng tôi cũng thu thập chi tiết về người thân trực hệ/người để liên lạc trong trường hợp khẩn cấp của thông dịch viên.

Nhìn chung, TIS National thu thập thông tin cá nhân trực tiếp từ quý vị. Chúng tôi thu thập thông tin này khi quý vị cung cấp thông tin cho chúng tôi qua điện thoại hoặc qua internet, kể cả qua email (thư điện tử). Ví dụ, quý vị có thể liên hệ với chúng tôi qua điện thoại hoặc qua internet để hỏi thông tin, cung cấp ý kiến phản hồi, gửi email cho chúng tôi, đặt hẹn hoặc sử dụng dịch vụ thông dịch của chúng tôi. Nếu quý vị chọn không cung cấp thông tin cá nhân, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng chúng tôi cung cấp dịch vụ cho quý vị.

Chúng tôi cũng có thể thu thập thông tin cá nhân từ các tổ chức khác (bao gồm các cơ quan chính phủ và các cơ sở cung cấp dịch vụ) cho mục đích cung cấp dịch vụ thông dịch. Chúng tôi thu thập chi tiết về người thân trực hệ trực tiếp từ thông dịch viên để sử dụng trong việc quản lý các tình huống khẩn cấp liên quan đến thông dịch viên.

Chúng tôi cũng có thể thu âm các cuộc gọi thông dịch cho các mục đích đảm bảo chất lượng và tính liêm chính. Các khách hàng là tổ chức sử dụng dịch vụ thông dịch của TIS National để giao tiếp với thân chủ không nói tiếng Anh cũng có thể thu âm các cuộc gọi thông dịch. Thông tin cá nhân của thông dịch viên và những người khác có liên quan đến dịch vụ sẽ được thu thập trong bất kỳ cuộc thu âm nào như vậy.

Tại sao TIS National thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của quý vị?

TIS National thu thập thông tin cá nhân của quý vị khi cần thiết một cách hợp lý và liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ thông dịch và xử lý các khoản thanh toán có liên quan. Chúng tôi cũng có thể sử dụng thông tin cá nhân của quý vị cho các mục đích liên quan đến đảm bảo chất lượng, bảo mật và tính liêm chính của các dịch vụ thông dịch của chúng tôi.

Nếu Bộ không thu thập được một số hoặc tất cả các thông tin, chúng tôi có lẽ không thể cung cấp cho quý vị các dịch vụ thông dịch hoặc xử lý các khoản thanh toán có liên quan.

TIS National thu thập những loại thông tin cá nhân nào?

Khi quý vị sử dụng dịch vụ thông dịch của chúng tôi, chúng tôi có thể yêu cầu thông tin về danh tính của quý vị. Điều này có thể bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, số tài khoản, số hợp đồng hoặc số nhận diện khác của quý vị.

Đạo luật về Quyền Riêng tư (Privacy Act) đặt ra các điều kiện nghiêm ngặt đối với việc thu thập thông tin nhạy cảm. Điều này bao gồm việc thu thập thông tin về sức khỏe hoặc sinh trắc học. Thông tin về tình trạng chủng ngừa của quý vị là thông tin sức khỏe và bản thu âm giọng nói của quý vị là thông tin sinh trắc học.

TIS National có thể thu âm các dịch vụ thông dịch được cung cấp. Các bản thu âm này có thể ghi lại thông tin cá nhân của tất cả các bên tham gia trong cuộc gọi thông dịch. Nếu chúng tôi thu âm các cuộc gọi, chúng tôi thu thập thông tin này cho các mục đích đảm bảo chất lượng và để đảm bảo tính liêm chính của dịch vụ thông dịch do chúng tôi cung cấp.

Nếu quý vị là thông dịch viên cung cấp dịch vụ thông dịch cho TIS National, hoặc khách hàng là tổ chức, chúng tôi cũng có thể thu thập bản thu âm giọng nói của quý vị để tạo mật khẩu bằng giọng nói (vocal password) hoặc 'đặc điểm giọng nói' (‘voiceprint’). Chúng tôi lưu trữ các bản thu âm này an toàn trong cơ sở dữ liệu đặc điểm giọng nói (voiceprint) của nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng của chúng tôi. Chúng tôi cũng có thể thu thập thông tin về tình trạng chủng ngừa của thông dịch viên của chúng tôi. Thông dịch viên có thể tìm thông tin về việc TIS National thu thập và sử dụng thông tin chủng ngừa COVID trong thông báo về Quyền riêng tư (Privacy notice) của chúng tôi - thu thập thông tin về tình trạng chủng ngừa COVID-19, có sẵn trong cổng thông tin dành cho thông dịch viên trên trang mạng TIS Trực tuyến (TIS Online).

Chúng tôi chỉ thu thập thông tin nhạy cảm từ quý vị khi quý vị đồng ý. Chúng tôi sẽ yêu cầu quý vị đồng ý khi việc thu thập thông tin nhạy cảm của quý vị là cần thiết cho, hoặc liên quan trực tiếp đến, việc cung cấp dịch vụ của chúng tôi. Quý vị có thể chọn không đồng ý, tuy nhiên, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng chúng tôi cung cấp dịch vụ cho quý vị, hoặc mời quý vị làm một số loại công việc nhất định nếu quý vị là thông dịch viên của TIS National.

TIS National có thể tiết lộ thông tin cá nhân của quý vị

TIS National tiết lộ thông tin cá nhân nhằm mục đích hỗ trợ các dịch vụ thông dịch, đảm bảo chất lượng, bảo mật và tính liêm chính của các dịch vụ của chúng tôi và yêu cầu thanh toán cho các dịch vụ đó. Chúng tôi có thể tiết lộ thông tin cá nhân cho các thông dịch viên và khách hàng là tổ chức, bao gồm các tổ chức chính phủ, cộng đồng và tổ chức tư nhân và các cơ quan tài trợ trả tiền cho các dịch vụ thông dịch thay mặt cho các cơ quan khác sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Thông tin cá nhân được tiết lộ có thể bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, hình ảnh, số tài khoản, số hợp đồng, số nhận dạng khác, hoặc chức danh và chi tiết liên hệ cho công việc của khách hàng là tổ chức.

TIS National cũng có thể tiết lộ thông tin cá nhân khi việc tiết lộ được luật pháp Úc cho phép hoặc yêu cầu, bao gồm cả luật của Tiểu bang hoặc Lãnh thổ. Theo quy định của pháp luật, TIS National cũng có thể tiết lộ thông tin cá nhân của quý vị cho Bộ, các cơ quan chính phủ khác hoặc bên thứ ba (bao gồm cả người bị khiếu nại) nhằm mục đích hồi đáp một khiếu nại hoặc cung cấp ý kiến phản hồi để cải thiện dịch vụ của chúng tôi.

Trừ khi có ghi chú khác trong Thông báo về Quyền Riêng tư (Privacy Notice) này, TIS National thường không tiết lộ thông tin cá nhân cho người nhận ở nước ngoài.

Dữ liệu trang mạng

TIS National điều hành trang mạng này với sự hỗ trợ kỹ thuật do bên ngoài phụ trách.

Khi truy cập trang mạng này, hồ sơ về việc truy cập của quý vị sẽ được lưu lại. Thông tin được lưu lại cho các mục đích thống kê và được sử dụng để:

• giám sát việc truy cập trang mạng
• tìm hiểu xem thông tin nào được truy cập thường xuyên nhất/ít thường xuyến nhất
• cải thiện trải nghiệm của người sử dụng trang mạng.

Thông tin chúng tôi lưu lại khi quý vị truy cập trang mạng này có thể bao gồm:

• IP (giao thức) của quý vị hoặc địa chỉ máy chủ
• ngày và giờ quý vị truy cập trang mạng
• các trang đã truy cập
• liệu trước đây quý vị đã truy cập trang mạng của chúng tôi hay chưa, và nếu có, tần suất và lúc nào
• hệ điều hành của quý vị (ví dụ: Windows 8, Mac OS X, v.v.)
• phiên bản và loại trình duyệt mạng của quý vị (ví dụ: Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, v.v.)
• thương hiệu và kiểu thiết bị di động của quý vị (nếu có sử dụng)
• thời gian cần thiết để truyền tải thông tin cho quý vị
• địa chỉ internet trước mà từ đó quý vị đã trực tiếp chuyển sang trang mạng này
• tuổi, giới tính, ngôn ngữ và vị trí của quý vị (thành phố/thị trấn)
• các ý thích của quý vị.

Thông tin này được phân tích để giúp chúng tôi:

• hiểu rõ hơn về người dùng dịch vụ của chúng tôi
• hiển thị các liên kết bị hỏng và tắc nghẽn trong trang mạng của chúng tôi và các sự cố trang mạng khác
• bảo trì trang mạng của chúng tôi để quý vị sử dụng một cách hiệu quả.

Không có nỗ lực nào được thực hiện để nhận diện quý vị thông qua các hoạt động lướt mạng của quý vị trừ trường hợp có cuộc điều tra về việc sử dụng sai trái các tính năng internet của chúng tôi hoặc khi cơ quan thực thi pháp luật thi hành lệnh kiểm tra nhật ký của Nhà Cung cấp Dịch vụ Internet.

Tệp lưu dữ liệu (Cookie)

Chúng tôi dùng 'cookie' để duy trì liên lạc với người sử dụng qua một lần/phiên sử dụng trang mạng. Cookie là tệp nhỏ do chúng tôi cung cấp, và được phần mềm trình duyệt mạng lưu trữ trên máy tính của quý vị khi quý vị truy cập trang mạng của chúng tôi. Quý vị có thể tìm thấy giải thích về cookie là gì và cách chúng hoạt động tại trang mạng của Ủy viên Đặc trách Quyền riêng tư (Privacy Commissioner). Cookie cho phép chúng tôi nhận ra quý vị với tư cách là người sử dụng mạng, khi quý vị dùng trang mạng của chúng tôi.

Trang mạng này có thể sử dụng hai loại cookie:

Cookie phiên

Chúng chỉ tồn tại trong khoảng thời gian của phiên lướt mạng tại một trang mạng cụ thể. Tất cả các cookie sẽ ngay lập tức biến mất khi quý vị kết thúc phiên truy cập Internet hoặc tắt máy tính. Bản sao thông tin của chúng tôi sẽ tự động bị xóa sau hai mươi phút kể từ khi quý vị sử dụng hệ thống lần cuối. Thông tin này chỉ được sử dụng để giúp quý vị sử dụng hệ thống trang mạng của chúng tôi hiệu quả hơn, không phải để theo dõi hoạt động của quý vị trên internet hoặc để lưu lại thông tin cá nhân của quý vị.

Cookie liên tục

Chúng tồn tại trong một khoảng thời gian xác định (thường là sau khi kết thúc phiên truy cập hiện tại) trước khi hết hạn.

Không có thông tin nhận diện cá nhân nào được lưu trữ trong cookie được sử dụng bởi trang mạng này. Sẽ không có nỗ lực nào được thực hiện để nhận diện người dùng ẩn danh hoặc các hoạt động lướt mạng của họ trừ trường hợp có cuộc điều tra, khi cơ quan thực thi pháp luật thi hành lệnh kiểm tra nhật ký của Nhà Cung cấp Dịch vụ Internet.

Phân tích của Google (Google Analytics)

Chúng tôi cũng sử dụng Google Analytics, dịch vụ phân tích trang mạng, để lấy các báo cáo giúp cải thiện trải nghiệm của quý vị khi sử dụng trang mạng của chúng tôi.

Google Analytics có thể đặt cookie trên trình duyệt của quý vị hoặc đọc các cookie đã có để giúp phân tích cách người dùng sử dụng trang mạng. Thông tin do cookie tạo ra về việc quý vị sử dụng trang mạng (bao gồm cả địa chỉ IP (giao thức) của quý vị) sẽ được Google truyền đến và lưu trữ trên các máy chủ có thể được đặt bên ngoài nước Úc.

Google sẽ sử dụng thông tin này để đánh giá việc quý vị sử dụng trang mạng của chúng tôi, biên soạn báo cáo về hoạt động trang mạng cho các nhà điều hành trang mạng và cung cấp các dịch vụ khác liên quan đến hoạt động trên trang mạng và việc sử dụng internet. Quý vị có thể tìm hiểu thêm về cách Google xử lý dữ liệu về truy cập trang mạng tại đây.

Hầu hết các trình duyệt đều cho phép quý vị chọn có chấp nhận cookie hay không. Nếu quý vị không muốn đặt cookie trên máy tính của mình, vui lòng đặt lựa chọn mình muốn trên trình duyệt của quý vị để từ chối tất cả cookie trước khi truy cập trang mạng của chúng tôi. Xin lưu ý rằng nếu quý vị làm điều này, quý vị có lẽ sẽ không sử dụng được toàn bộ chức năng của trang mạng này.

Ngoài ra, hầu hết các trình duyệt cho phép quý vị quản lý cách cookie được đặt và sử dụng khi quý vị đang dùng mạng, cũng như xóa cookie và dữ liệu lướt mạng. Ngoài ra, trình duyệt của quý vị có thể có các cài đặt cho phép quý vị quản lý cookie trên cơ sở từng trang. Ví dụ, cài đặt của Google Chrome cho phép quý vị xóa các cookie hiện có, cho phép hoặc chặn tất cả cookie, và đặt lựa chọn mình muốn về cookie trên các trang mạng. Google Chrome cũng có chế độ Ẩn danh (Incognito mode), là chế độ không lưu quá trình quý vị truy cập các trang mạng trên Chrome hoặc cookie trên thiết bị của quý vị sau khi quý vị đóng tất cả các cửa sổ Ẩn danh.

Bản đồ của Google (Google Maps)

Chúng tôi sử dụng Giao diện Lập trình Ứng dụng của Google Maps (Google Maps Application Programming Interface - API), mà tuân theo Chính sách về Quyền Riêng tư (Privacy Policy) của Google có tại Chính sách về Quyền Riêng tư – Quyền Riêng tư & Điều khoản – Google (Privacy Policy – Privacy & Terms – Google).

Cách truy cập hoặc sửa thông tin cá nhân của quý vị hoặc khiếu nại về quyền riêng tư

Quý vị có thể tìm cách truy cập thông tin về bản thân trong hồ sơ của TIS National (ngoại trừ hồ sơ được miễn trừ) theo Đạo luật về Quyền Riêng tư (Privacy Act) hoặc Đạo luật về Tự do Thông tin năm 1982 (Đạo luật FOI) (Freedom of Information Act 1982 (FOI Act)).

Quý vị có thể yêu cầu chúng tôi sửa đổi thông tin cá nhân mà chúng tôi lưu giữ về quý vị nếu quý vị cho rằng thông tin đó:

• không đầy đủ, không chính xác, không cập nhật hoặc gây hiểu lầm
• đã, đang được, hoặc có sẵn để được sử dụng cho các mục đích quản trị, và
• không làm phát sinh bất kỳ câu hỏi nào về danh tính của người đó. 

Cách tốt nhất để truy cập thông tin cá nhân của quý vị hoặc tìm cách sửa đổi hoặc chú thích hồ sơ tùy thuộc vào từng trường hợp.

Để biết thêm thông tin về cách làm việc này hoặc để khiếu nại nếu quý vị cho rằng TIS National đã thu thập hoặc xử lý sai thông tin của quý vị, vui lòng liên hệ với chúng tôi sử dụng các chi tiết liên hệ bên dưới.

Nếu quý vị có thắc mắc liên quan đến các thông lệ về quyền riêng tư của một tổ chức mà chúng tôi cung cấp dịch vụ thông dịch, chúng tôi khuyến khích quý vị đọc chính sách về quyền riêng tư (privacy policy) của họ. Chính sách thường có thông tin về cách quý vị có thể khiếu nại hoặc thắc mắc liên quan đến các thông lệ của họ về quyền riêng tư.

Cách liên lạc với chúng tôi

Quý vị có thể liên lạc với chúng tôi bằng cách điền vào mẫu đơn ý kiến phản hồi trực tuyến (online feedback form) của Bộ.

Ngoài ra, quý vị có thể viết thư cho chúng tôi theo địa chỉ:

TIS National
Privacy Matters (Các vấn đề về Quyền Riêng tư)
GPO Box 241
Melbourne VIC 3001
Australia

Thông tin thêm

Thông tin thêm về cách Bộ thu thập, lưu trữ, sử dụng và tiết lộ thông tin cá nhân (bao gồm cả thông tin nhạy cảm), cũng như thông tin về quyền truy cập và khiếu nại, có thể tìm thấy trong Mẫu đơn 1442i – Thông báo về Quyền Riêng tư (Form 1442i – Privacy Notice) và Chính sách về Quyền Riêng tư của chúng tôi, có tại http: // www.homeaffairs.gov.au/privacy.